Geachte leden NWPCS,
Gisterenavond 5 oktober 2017 heeft de Ledenraad met een zeer voltallig bestuur (alle interim-bestuursleden zowel als alle feitelijke nieuwe bestuurders samen) langdurig gesproken over de keuze voor ons stamboek kantoor voor de komende 3 jaar. Ledenraad en bestuurders hebben uitgebreid twee, door de bestuurders al uitgewerkte opties, in detail besproken met volop benutte inspraak van de zeer volle publieke tribune.
Deze opties waren:
1) Het handhaven van onze relatie met het bij ons goed bekende kantoor bij het KWPN, of
2) Het aangaan van een relatie met het private stamboekkantoor Groenned uit Donkerbroek, Friesland. Groenned behartigt thans de secretariaatswerkzaamheden voor het New Forester en het IJslander stamboek.
Bij beide opties werden ook de mogelijke contractuele relaties met Deltahorse, die thans met het softwareprogramma Equis in de automatisering van de stamboekadministratie voorziet, betrokken.
Ondanks dat na grondige vergelijking de financiële voorwaarden bij beide opties elkaar niet wezenlijk ontliepen, presenteerde het bestuur (zowel interim als nieuw) de optie Groenned als in haar ogen het meest passend bij het NWPCS van nu, dat met een sterk vergrijzend en kleiner wordend ledenbestand er heel anders uit ziet dan 25 jaar geleden, toen het KWPN ons stamboekkantoor werd. Vooral haar ervaring met kleinere pony stamboeken, het daarmee sneller kunnen inspelen op veranderingen in ledenbestand en de kortere lijnen naar een alert financieel beheer werden als voordeel gezien.
Gaande de bespreking werd duidelijk dat onze relatie met Deltahorse separaat zal moeten worden bepaald. Deze relatie is in de uiteindelijke keuze voor het toekomstige stamboekkantoor niet meegenomen.
Voor de uiteindelijke stemming zijn door de Ledenraad voorwaarden met betrekking tot het aangaan van een relatie met Groenned geformuleerd, waaronder de ledenraad vertrouwen in dat voor ons nieuwe kantoor zou kunnen geven.
Deze voorwaarden behelzen met name de wens om voor alle 3 de jaren waarin een overeenkomst met Groenned zou worden aangegaan een redelijk plafond bedrag overeen te komen waarmee onverwacht hoge kosten worden vermeden. Tevens wordt van een relatie met Groenned verwacht dat die in alle functionaliteiten kan voorzien waarin het KWPN nu voorziet, en dat daarbij het NWPCS-bestuur, en met name de penningmeester, ook wordt ondersteund door Groenned met gevraagd en ongevraagd advies in de uitvoering van de bestuurs-inhoudelijke zaken. Tevens verwacht de Ledenraad een jaarlijkse inhoudelijke en financiële rapportage en evaluatie van de relatie met Groenned door het bestuur.
Het bestuur heeft daarna aangegeven op basis van deze voorwaarden verder te kunnen onderhandelen met Groenned. De Ledenraad heeft daarna in een openbare en hoofdelijke en beargumenteerde stemming unaniem besloten dat indien onder bovenstaande voorwaarden kan worden besloten, Groenned voor de komende 3 jaar het contract voor het verrichten van stamboek-secretariaat-werkzaamheden voor het NWPCS te gunnen.
Na afloop van deze discussie heeft de Ledenraad onder dankzegging voor het vele werk, met bloemen en applaus van ledenraad en publieke tribune, afscheid genomen van de vier interim bestuurders Henk Bleker, Ben Platzer, Peter Goumans en Piet Peters, en haar vergadering voortgezet
Met de nieuw geïnstalleerde bestuursleden Piet Peters (voorzitter), Astrid Hoppenbrouwers (secretaris), Cor de Jong (penningmeester) en Johan Coes (fokkerijzaken).
Voor de bestuurderspositie Evenementen en Sport wordt nog naar kandidaten gezocht.
In de hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd, en met vriendelijke groet,
Gert Wensvoort voorzitter ledenraad NWPCS
Piet Peters voorzitter Bestuur NWPCS
