Actualités issues de la réunion du conseil des membres du 6 octobre

Chers membres du NWPCS,

Hier soir, le 5 octobre 2017, le Conseil des membres, réuni au complet (c’est-à-dire tous les membres du conseil d’administration par intérim ainsi que tous les nouveaux administrateurs effectifs), a longuement débattu du choix de notre bureau du livre généalogique pour les trois prochaines années. Le Conseil des membres et les administrateurs ont longuement examiné deux options, déjà élaborées par les administrateurs, en s'appuyant largement sur les contributions du public présent en grand nombre dans la tribune.

Ces options étaient les suivantes :

1) Le maintien de notre relation avec le bureau du KWPN que nous connaissons bien, ou
2) La mise en place d'une collaboration avec le bureau privé de stud-book Groenned, situé à Donkerbroek, en Frise. Groenned assure actuellement les tâches de secrétariat pour les stud-books du New Forester et de l'Islandais.

Dans les deux options, les relations contractuelles éventuelles avec Deltahorse, qui assure actuellement l'automatisation de la gestion du livre généalogique à l'aide du logiciel Equis, ont également été prises en compte.

Bien qu'après une comparaison approfondie, les conditions financières des deux options ne diffèrent pas sensiblement, le conseil d’administration (tant par intérim que le nouveau) a présenté l’option Groenned comme celle qui, à ses yeux, correspondait le mieux au NWPCS d’aujourd’hui, qui, avec un effectif de membres de plus en plus âgé et en diminution, se présente sous un jour très différent de celui d’il y a 25 ans, lorsque le KWPN est devenu notre bureau du stud-book. Son expérience avec des livres généalogiques de poneys de plus petite taille, la capacité à s’adapter plus rapidement aux changements au sein de la base de membres et les circuits décisionnels plus courts permettant une gestion financière réactive ont notamment été considérés comme des atouts.

Au cours de la discussion, il est apparu clairement que notre relation avec Deltahorse devra faire l'objet d'une décision distincte. Cette relation n'a pas été prise en compte dans le choix final du futur bureau du livre généalogique.

En vue du vote final, le Conseil des membres a formulé des conditions relatives à l'établissement d'une relation avec Groenned, qui pourraient lui donner confiance dans ce nouveau bureau pour nous.

Ces conditions prévoient notamment la volonté de convenir, pour chacune des trois années couvertes par un accord avec Groenned, d’un plafond raisonnable afin d’éviter des coûts imprévus trop élevés. Par ailleurs, on attend d’une collaboration avec Groenned qu’elle puisse assurer toutes les fonctionnalités actuellement fournies par le KWPN, et que, dans ce cadre, le conseil d’administration du NWPCS, et en particulier le trésorier, soit également soutenu par Groenned par le biais de conseils, sollicités ou non, dans la mise en œuvre des. Le Conseil des membres attend également du conseil d’administration qu’il présente chaque année un rapport et une évaluation, tant sur le fond que sur le plan financier, concernant la relation avec Groenned.

Le conseil d'administration a ensuite indiqué qu'il pouvait poursuivre les négociations avec Groenned sur la base de ces conditions. Le Conseil des membres a ensuite décidé à l'unanimité, à l'issue d'un vote public, nominal et motivé, que si les conditions susmentionnées pouvaient être acceptées, le contrat pour la prestation des services de secrétariat du livre généalogique pour le NWPCS serait attribué à Groenned pour les trois prochaines années.

À l'issue de cette discussion, le Conseil des membres a pris congé des quatre administrateurs par intérim, Henk Bleker, Ben Platzer, Peter Goumans et Piet Peters, en les remerciant pour leur travail considérable, au milieu des fleurs et des applaudissements du Conseil des membres et du public présent dans la tribune, puis a poursuivi sa séance.

Avec les nouveaux membres du conseil d'administration : Piet Peters (président), Astrid Hoppenbrouwers (secrétaire), Cor de Jong (trésorier) et Johan Coes (responsable de l'élevage).

On recherche encore des candidats pour le poste de responsable Événements et Sport.

En espérant vous avoir suffisamment renseigné, je vous prie d'agréer, chers lecteurs, mes salutations distinguées,

Gert Wensvoort, président du conseil des membres du NWPCS

Piet Peters, président du conseil d'administration du NWPCS